Jobb egyszer megmutatni: vegye fel, ahogy a munkát végzi, és a jegyzetelést bízza az MI-re
Ha megkérdez egy cégtulajdonost, hogyan kezel egy új foglalást, három mondatot kap. Ha megnézi, ahogy csinálja, tizennégy lépést, két kivételt és egy táblázatot lát, amelyről senki sem beszélt. Amit a vállalkozásáról tud, annak nagy része a kezében van, nem egy dokumentumban. Egy új recepciós ezt úgy tanulja meg, hogy egy napig Ön mellett ül. Az MI-asszisztense ugyanígy tanulhat, csak nagyjából tíz perc alatt.
- Válasszon egy feladatot, amelyet a héten legalább ötször elvégzett. Árajánlatkérésre válasz, rendelés visszaigazolása, egy aláíratlan ajánlat utánkövetése. A kicsi és gyakori többet ér a nagynál és ritkánál.
- Vegye fel egyszer, ahogy csinálja, és közben végig beszéljen. Elég a telefon diktafonja vagy egy képernyőfelvétel. Mondja ki, mit néz és miért: „ha visszatérő ügyfél, előbb megnyitom a legutóbbi számláját.” Ha valódi nevek látszanának, használjon tesztügyfelet.
- Adja oda az átiratot az asszisztensnek. Kérjen számozott lépéseket, az összes meghozott döntés listáját, és jelölést minden olyan pontnál, ahol érzésre döntött.
- Válaszoljon az „érzésre” kérdésekre. Itt van az igazi érték. „Miért kapott ez az ügyfél kedvezményt?” Pontosan ez az a szabály, amelyet az ügynök különben magától találna ki.
- Próbálja ki a lépéseket a múlt hét három esetén. Adja oda a régi kéréseket és az új utasítást, majd vesse össze a válaszait azzal, amit Ön tett. Minden eltérés egy hiányzó lépés.
Tizennégy lépés, amelyet soha nem írt le, tizennégy hely, ahol az ügynök találgatni fog. Ha pedig egy feladatot nem tud tíz perc alatt végigmondani, egy embernek sem tudná átadni. A felvétel ezt csak láthatóvá teszi.